ADMINISTRATEUR DE GARANTIE
L’administrateur de garantie de VR est chargé de gérer et de superviser les réclamations sous garantie et les processus connexes au sein d’une concession de VR ou d’un centre d’entretien. Son rôle principal est de s’assurer que les réclamations sous garantie sont traitées avec précision et efficacité, afin de maximiser les remboursements des fabricants de VR ou des fournisseurs de garantie.
Voici quelques-unes des principales tâches et responsabilités des administrateurs de garantie de VR :
Traitement des réclamations sous garantie : L’administrateur de garantie est chargé de soumettre les réclamations sous garantie aux fabricants de VR ou aux fournisseurs de garantie au nom des clients. Il s’agit de préparer et de soumettre des documents détaillés, notamment des commandes de réparation, des factures et des pièces justificatives, afin de démontrer que les réparations sont couvertes par la garantie.
Vérification des réclamations : Avant de soumettre une réclamation sous garantie, l’administrateur vérifie que les réparations ou les travaux d’entretien sont bien couverts par la garantie. Il veille à ce que tous les documents et informations nécessaires soient exacts et complets.
Communications : L’administrateur assure la liaison entre la concession ou le centre d’entretien, les techniciens de VR et les fournisseurs de garantie. Il peut communiquer avec les techniciens pour recueillir des informations sur les travaux de réparation et fournir des conseils sur la manière de documenter correctement les réclamations sous garantie.
Contrôle et documentation : Il est essentiel de tenir des dossiers détaillés. L’administrateur de garantie tient un dossier complet de toutes les réclamations sous garantie, y compris les dates de soumission des demandes, les statuts d’approbation, les numéros de demande et la correspondance avec les fournisseurs de garantie. Cette documentation est importante pour contrôler l’évolution des réclamations et à des fins d’audit.
Suivi : Parfois, les réclamations sous garantie nécessitent des informations ou des documents supplémentaires. L’administrateur assure le suivi avec les fournisseurs de garantie afin de fournir rapidement les informations demandées. Il suit également l’état des réclamations en suspens et veille à ce qu’elles soient réglées dans les délais impartis.
Remboursement : Une fois les réclamations sous garantie approuvées, l’administrateur s’assure que les remboursements sont reçus de la part des fabricants ou des fournisseurs de garantie. Il peut se coordonner avec le service des finances pour s’assurer que les fonds sont correctement traités.
Gestion des pièces sous garantie : Dans certains cas, les réclamations sous garantie impliquent le remplacement de pièces. L’administrateur de garantie peut être responsable de la gestion des stocks de pièces sous garantie, y compris la commande, la réception et le retour des pièces sous garantie.
Respect de la politique de garantie : Il se tient au courant des politiques de garantie et des directives des fabricants de VR et des fournisseurs de garantie. Il s’agit notamment de comprendre les conditions de la garantie, les limites de la couverture et les procédures de remboursement.
Communication avec la clientèle : L’administrateur peut communiquer avec les clients au sujet de l’état de la réclamation sous garantie, de son approbation ou de tout problème pouvant survenir au cours du processus de garantie. Une communication claire et opportune avec les clients permet de gérer les attentes et d’instaurer la confiance.
Formation et éducation : Il est essentiel de se tenir au courant des modèles de VR et des garanties qui leur sont associées. L’administrateur peut former le personnel de la concession ou du centre d’entretien aux procédures et politiques liées à la garantie afin d’en assurer le respect.
Satisfaction de la clientèle : Veiller à ce que les réclamations sous garantie soient traitées efficacement et à ce que les clients bénéficient des avantages de leur garantie de façon à assurer la satisfaction globale des clients. L’administrateur de garantie joue un rôle dans l’amélioration de l’expérience de la clientèle.