ADJOINT ADMINISTRATIF

L’adjoint administratif apporte un soutien essentiel aux fonctions administratives et opérationnelles d’une concession ou d’un centre d’entretien de VR. Son rôle est varié et comprend diverses tâches liées à la gestion du bureau et au service à la clientèle. L’adjoint administratif joue un rôle essentiel dans le maintien d’un environnement de bureau organisé et efficace, dans l’assistance à la clientèle et dans les tâches administratives afin de faciliter le bon fonctionnement de la concession. Son souci du détail et son grand sens de l’organisation contribuent à l’efficacité globale du bureau et à la satisfaction des clients.

Voici les responsabilités typiques d’un adjoint administratif :

Service à la clientèle : Accueillir les clients, répondre aux questions et aider les visiteurs ou les personnes qui appellent pour obtenir des informations sur les VR, les services ou les politiques de la concession.

Saisie de données : Saisir et mettre à jour avec précision les informations relatives aux clients, les dossiers des ventes et d’autres données dans des systèmes informatiques ou des bases de données.

Planification des rendez-vous : Fixer des rendez-vous pour les clients qui souhaitent voir des VR ou s’entretenir avec les représentants des ventes.

Communications : Aider à gérer la communication au sein du bureau et entre les départements, y compris les appels téléphoniques, les courriels et la correspondance écrite.

Archivage et tenue de dossiers : Maintenir des dossiers et des fichiers organisés, y compris les dossiers des clients, les contrats de vente et la documentation de la concession.

Fournitures de bureau : Contrôler et gérer les fournitures de bureau, commander et réapprovisionner les articles en fonction des besoins pour assurer le bon déroulement des opérations.

Soutien administratif : Fournir un soutien administratif général tel que la photocopie, la télécopie, la numérisation et l’organisation de documents.

Aide à l’équipe de vente : Aider les représentants des ventes dans les tâches administratives liées aux transactions commerciales, y compris la préparation et le traitement des documents.

Rappels de rendez-vous : Contacter les clients pour leur rappeler les rendez-vous prévus ou les visites d’entretien.

Suivi auprès des clients : Effectuer des appels de suivi ou envoyer des courriels pour recueillir les commentaires des clients et s’assurer qu’ils sont satisfaits de leurs achats ou de leurs services de VR.

Entretien des bases de données : Entretenir et mettre à jour les bases de données des clients, en veillant à ce que les informations de contact et les dossiers soient exacts et à jour.

Courrier et courriels entrants : Trier et distribuer le courrier et les courriels entrants aux départements ou personnes appropriés.

Aider à l’organisation d’événements : Apporter un soutien aux événements organisés par la concession, tels que les expositions de VR, les journées portes ouvertes ou les événements d’appréciation de la clientèle.

Soutien au gestionnaire de bureau : Assister le gestionnaire de bureau ou le superviseur dans diverses tâches, selon les besoins, afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau.

Assistance technologique : Fournir une assistance technique de base aux membres du personnel, par exemple en les aidant à résoudre des problèmes informatiques ou en dépannant l’équipement de bureau.

Relations avec les fournisseurs : Communiquer avec les fournisseurs de fournitures de bureau et les prestataires de services, en contribuant à l’approvisionnement et au traitement des paiements.

Préparation de documents : Préparer divers documents, rapports ou correspondances à la demande de la direction ou d’autres membres de l’équipe.

Soutien aux stocks : Assister dans les tâches liées aux stocks, telles que la mise à jour des dossiers de stocks et la coordination avec l’équipe de vente.

Conformité : Veiller au respect des politiques et procédures du bureau et des normes de la concession.